通知公告
档案管理条例
档案管理条例
第一章 总 则
第一条 为了规范我校档案工作，不断提高档案管理水平，有效保护利用学校各类档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》以及江苏省教育厅、江苏省档案局苏教办[2008]44号《省教育厅省档案局关于认真贯彻实施高等学校档案管理办法的意见》等法律、法规和规章，结合学校档案工作实际特制定本条例。
第二条 本条例所称的学校档案是指我校在教学、科研、管理等一切办学实践活动中直接形成的对师生员工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是学校全局工作的重要组成部分，是学校改革与发展不能缺少的重要管理工作。学校档案反映学校创办、建设与发展的全过程，是全校师生员工劳动成果和智慧的结晶，是检查教学工作质量、评价科研成果、考核教师和其他各类人员、衡量学校管理水平以及编史修志的重要依据，具有重要的凭证价值和参考作用。
第四条 全校档案工作实行集中统一管理制度。我校档案工作接受江苏省教育厅领导，同时接受江苏省档案局、苏州市档案局的业务指导、监督和检查。
第五条 学校档案工作由校长领导，其主要职责如下：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与学校办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费。
（四）研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，及时协调工作关系，解决工作问题。
第二章 机构设置与人员配备
第六条 学校档案馆是学校内部设置的、集中统一管理学校档案和档案工作的专门机构，在保存和提供利用学校档案的同时具有文化事业功能；学校档案馆应当建设成为学校档案保管利用中心，成为学校标志性文化事业机构。
第七条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，全校各单位档案工作接受档案馆的监督、指导和检查；又是永久保存和提供利用本校档案资料的机构。档案馆的职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二）组织制订、实施本校关于档案工作的规章制度，指导本校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督和检查；
（三）负责建立健全学校档案工作网络，对全校专（兼）职档案工作人员进行业务指导和培训；
（四）负责收集（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料；
（五）编制检索工具，编辑出版档案史料和参考资料，多形式深层次开发档案信息资源和校史研究；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）组织实施档案信息化建设并将之列入学校信息工作整体化建设计划之中；
（八）强化现代技术应用，进行数字档案馆建设；
（九）举办珍贵档案、校史及有关专题展览，开展档案宣传工作和利用者教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（十）开展档案工作学术研究和交流活动；
（十一）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。
（十二）完成上级部门和学校领导交办的其它任务。
第八条 学校档案馆应当具备符合要求的档案库房和管理设施，具体标准按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ-2000）执行。
第九条 档案馆设馆长1名。应具有较强的组织管理能力，热爱档案工作，具有开拓创新意识和精神。
第十条 根据学校规模及馆藏情况，配备专职档案人员。其编制人数由学校根据档案馆的档案数量和工作任务确定。专职档案人员队伍建设应列入学校人才队伍建设规划，并加强全校各院（部）、部门兼职档案人员队伍建设，建立全校档案工作网络，加强管理和业务培训工作。
第十一条 学校对档案干部实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应按照有关规定予以补助。
第十二条 档案馆工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员应当具备本科以上学历。
第三章 档案管理
第十三条 学校档案管理按照档案工作的档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设要求开展工作。
第十四条 学校应建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高学校档案管理水平。学校档案工作与学校各项工作实行同布置、同检查、同总结、同验收管理。
第十五条 学校应将档案工作纳入学校教学、科研和管理的整体考核指标体系。学校各职能部门应当将档案工作纳入年度工作计划和总结，明确本部门分管档案工作的负责人和兼职档案人员，负责本单位档案日常管理和立卷归档工作，工作量纳入个人业绩考核内容。
第十六条 学校应当实行电子文件材料与纸质文件材料同步归档。文件材料的归档范围见《硅湖职业技术学院档案归档范围和保管期限表》。
第十七条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，学校各部门、院（部）、直属单位、课题组必须分工明确，协同配合。
（一）各部门和单位分管领导应按照归档要求，组织本部门、本单位相关人员及时整理档案和立卷。
（二）立卷整理人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内文件目录或归档文件目录，交本部门、本单位分管档案工作领导检查合格并签字后向学校档案馆移交。
（三）科研课题和基建项目在鉴定、结题（项）和竣工验收前，必须对文件材料进行系统整理，通过档案验收。项目验收后必须完成归档移交工作。
第十八条 学校部门立卷具体分工如下：
（一）全校性、综合性的党政类文件材料分别由党委办公室、校长办公室负责归档。其余按职能部门分工负责相应门类档案的立卷归档工作。
（二）归档内容涉及多个部门办理的，由一个主要职能部门归口，其他部门可将材料向归档部门移交。
第十九条 归档纸质文件的书写规格和所使用纸张、装订材料等应符合档案保管要求。磁性载体的声像档案要确保声像清晰。电子文件的归档要求按照《硅湖职业技术学院电子文件归档与管理暂行办法》执行。
第二十条 归档时间和程序：
（一）党政管理类和能按年度归档的内容在次年4月底以前归档。
（二）教学类和按教学年度归档的材料在当年寒假前归档。
（三）科研、基建、设备项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后3个月内归档。
（四）财会类档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交学校档案馆统一保管。
（五）随时接收上级规定应接收的档案。
（六）接收档案必须履行相应手续，填写移交清单（册），一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。
归档工作结束时，档案馆可将全校各立卷单位的归档情况采用适当方式通报，并做好拾遗补缺工作。
第二十一条 学校档案馆负责对档案进行分类、编制档号、上架排列，做好入库工作。我校的档案分类方法根据教育部《高等学校档案实体分类法》而编制的《苏州大学档案实体分类方案》执行。
第二十二条 档案馆对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十三条 档案馆应当采用先进档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十四条 学校或学校与其他单位分工协作并以本校为主承担完成的项目，学校档案馆应当保存完整一套档案，本校协助完成的项目应保存自身项目的档案。协作单位应当配合做好整理、立卷和移交工作。
第二十五条 对于个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，可按征集、代管等多种形式进行管理。鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式移交档案机构保存，学校应给予适当奖励。
第二十六条 因故滞留在职能部门、院系的各类档案材料，学校档案馆应当组织移交、接收工作。相关职能部门、院系必须配合做好移交工作，不得拒绝移交和扣留档案。
第二十七条 学校档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。对散存在社会上反映本校并对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案，应由学校出资收集归档保存。对具有重要保存价值或文物价值的档案，难以征集到原件的可采用复制件（品）或目录收存。
第二十八条 学校档案馆应当开展以重大校史事件、校史名人及学校重大建设成果等为主题的特色档案资源建设。
第二十九条 学校各项活动中形成的，或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，应当由学校档案馆集中管理。
第三十条 档案馆应当对所保存的档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，应当按照国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定，立即向校长报告，及时处理。
第三十一条 档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
（一）档案馆工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库。
（二）档案库房安全管理要明确责任，库房环境和设施要达到档案保管要求，做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防虫、防有害气体、防盗等工作。
（三）未经批准，非本馆人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案库房。
第三十二条 学校档案馆应当建立健全各类档案管理台账，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第三十三条 档案馆工作人员要熟悉馆藏档案，主动为学校领导、各部门利用档案提供服务。
第三十四条 凡利用馆藏档案，均应按规定办理利用手续。对借出档案，档案馆要定期催还，并检查归还档案是否完好，若发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学校处理。
第三十五条 学校档案馆应按国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。涉密档案未经相关领导批准不得查阅。
属下列情况之一者，不得对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密等知识产权问题的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第三十六条 凡是持有合法证明的单位或者持有合法证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第三十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十八条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。
加盖档案馆公章的复印件，与原件具有同等效力。
档案利用中档案原件原则上不得外借。如有特殊情况需经档案馆负责人或报请校长批准。档案原件外借必须有完备手续，并建立限时催还机制。
第三十九条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
档案馆应当为社会利用档案创造条件，用于公益目的的，不得收取费用，用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。
第四十条 档案馆应当积极开展档案的编研工作，根据学校和社会需要有计划、有步骤地对档案资料进行研究整理并编辑出版。公开出版档案史料和公布重要档案，应当经档案形成单位或学校同意。
第四十一条 学校档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。条件允许的话，应当在全校开设有关档案管理的选修课。
第五章 条件保障
第四十二条 学校应当将档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，保证档案工作的需求。经费预算项目应根据工作需要确定，除日常工作经费外，应当适时设立专项经费。
第四十三条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
（一）存放涉密档案应当设有专门库房。
（二）存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。
（三）档案库房要与公共办公区域分开并自成体系，档案阅览室和整理间必须分开独立配置。
（四）库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，设立档案馆的库房应满足今后至少20年档案增量保管的需要。
第四十四条 学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第四十五条 学校数字档案馆建设，应当符合国家信息化建设相关要求和档案行政管理部门制定的相关规定和标准。
数字档案馆建设应当适应统一管理、安全保管、信息共享、文化宣传等工作要求，合理配置所需硬件，科学设计管理软件，规范建设档案信息数据库，适应信息社会可持续发展的需要。
数字档案馆建设应当包括学校电子文件管理中心建设、各类档案应用系统建设、电子档案资源库建设和档案信息安全系统建设等基本内容，建立档案资源管理平台和档案信息发布平台。
第六章 奖励与处罚
第四十六条 学校对于在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人给与表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案编研工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十七条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法给与处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。